Lensapapua– Kegiatan sosialisasi yang berlangsung sehari penuh tentu dapat memberikan pemahaman yang signifikan bagi peserta, tentang pentingnya Arsip yang selama ini dipandang kurang berarti dalam aktivitas sebuah organisasi, kata kepala kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kabupaten Sorong, Yoap Mayor, SH.,M,Si. Kamis (30/7)
Dalam sambutan bupati yang dibacakan oleh yoap mengemukakan, pada prinsipnya dalam kehidupan pribadi yang namanya arsip sangat penting, apalagi dalam kehidupan organisasi pemerintahan.
Olehnya itu, arsip juga diatur dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang menjadi dasar penyelenggaraan sistim kearsipan dari pemerintah pusat sampai pemerintah daerah.
Secara umum, arsip adalah rekaman sebuah kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, terang Yoap.
Sedangkan jadwal retensi arsip merupakan suatu dasar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip, dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang akan dipergunakan sebagai pedoman penyusunan dan penyelamatan arsip.
Lanjut dijelaskan Yoap, jika kita sudah memahami makna tentang arsip dan jadwal retensi arsip, maka selanjutnya tingal bagaimana berperan aktif untuk dapat mengaplikasikannya dalam bidang tugas masing-masing disetiap SKPD.
Diakui Yoap, selama ini kearsipan kurang mendapat perhatian serius dalam setiap kegiatan administrasi yang dilakukan, tanpa disadari bahwa arsip merupakan sumber informasi yang sangat berharga sebagai bukti pertanggungjawaban administrasi maupun bukti hukum jika sewaktu-waktu diperlukan.
Jika penataan sistim pengarsipan daerah dimasing-masing SKPD sudah tertata dengan baik dan benar, tentu akan memberikan dampak positif dalam hal disiplin administrasi. Sebagai contoh, tidak terlihat adanya dokumen atau arsip-arsip dalam ruangan kerja unit pengolah dan unit kearsipan, kemudian tidak terjadi penumpukan dokumen atau arsip dalam lemari surat arsip yang tidak bernilai guna, dan bahkan retensinya sudah berakhir diunit kearsipan, namun arsip tersebut belum dimusnahkan.
Kemudian juga, jika arsip dokumen kepegawaian yang ada dimasing-masing SKPD sudah tertata dengan baik dan benar oleh pengawas, maka ktika diperlukan akan dengan mudah dan cepat ditemukan.
Oleh karena itu, yang paling mendasar dalam mengelola arsip di SKPD masing-masing selaku pencipta arsip adalah bagaimana cara menciptakan arsip yang baik dan benar, bagaimana cara menggunakan dan memelihara arsip, bagaimana cara menyusutkan arsip serta bagaimana cara melestarikan arsip, jelas Yoap. (Red)
